wwwww

Interview Congres Wereld

De recessie mag dan officieel voorbij zijn, de markt van congressen en bijeenkomsten herstelt maar langzaam. Als commercieel  coach en trainer vraagt Wouter Olland zich af hoe organisatoren en congreslocaties handelen in deze uitdagende tijden. PCO Jeannette Vrijenhoek-van Namen reageert.

Wat betekent de economische dip volgens jou voor de congres- en meetingbranche?

Jeannette: Ik weet uit ervaring (de crises na de Golfoorlog 1991 en na 11 september 2001) dat het snelle aanpassing vergt. Organisatoren vragen flexibiliteit, creativiteit en betrokkenheid, want ze willen elke euro die ze uitgeven kunnen verantwoorden. Als locatie moet je heel alert zijn in je contacten met vaste boekers en zorgen dat het voor hen haalbaar en betaalbaar blijft.

Ik neem aan dat de locaties extra scherp zijn, want elk congres, elke vergadering telt nu.

In mijn trainingen hamer ik er altijd op dat je offferte-aanvragen snel en serieus moet afhandelen, of het nu om een bijeenkomst voor 500 deelnemers gaat of een vieruurs vergadering voor vijf mensen. En dat je vervolgens regelmatig contact opneemt met je potentiële klant.
Jeannette: Ik had bij drie grote hotels in Amsterdam een optie lopen voor een vierdaags congres met 350 deelnemers. Dan praat je over een paar ton omzet. Ze namen niet eens de moeite me te bellen om te vragen hoe het met die optie stond. Ja, nu de keuze op een andere locatie is gevallen, staat de telefoon roodgloeiend. Te laat, dus.

Maar heb je het idee dat de locaties actiever worden nu het lastiger wordt reserveringen binnen te halen?

Jeannette: Actiever zeker. Ik word door extreem veel locaties gebeld, maar de meeste verzuimen om hun huiswerk te doen. Ze nodigen me uit om kennis te maken met de locatie, terwijl ik er al een congres geboekt heb. Of ze laten een stagiair of een nieuwe junior salesmanager bellen die totaal geen enkele instructie of begeleiding krijgt.

Toch merk ik dat veel congres- en meetinglocaties beseffen dat ze aan de bak moeten.

Laatst heb ik met een heel salesteam een dag potentiële conferentie boekers gebeld. Daarbij liepen we tegen een aanvraag aan voor 800 mensen, van een nieuwe klant die al een tijdje zocht naar een geschikte accommodatie maar die de locatie nog niet kende. Vaak neemt iemand van de directie deel aan dit soort acties.  Een ‘lucky shot’, zeker, maar als je niets doet, scoor je ook nooit. Jeannette: Dat klopt en het initiatief moet van bovenaf komen, van de directie. Als die duidelijke instructies aan de uitvoerenden geeft, kun je tot iets goeds komen. Je beperkt zo de schade in tijden van crisis en als je het slim aanpakt grijp je de nieuwe kansen die alle onrust met zich meebrengt.

TIP 1
Neem congresorganisatoren serieus. Reageer vlot op offerte-aanvragen en geef daar ook een vervolg op. Houd contact met vaste boekers van meetings en bijeenkomsten. Laat van u horen, ook al levert het niet direct nieuwe reserveringen op. De aandacht wordt op prijs gesteld.

TIP 2
Toon de bereidheid mee te denken. Wees er op voorbereid dat boekers met een krapper budget moeten werken. Een andere invulling van lunch of diner kan bijvoorbeeld de kosten drukken, zonder dat u de culinaire kwaliteit aantast.
Denk dus creatief mee en zorg voor een transparante kostenopbouw.

TIP 3
Geef als directie/management het goede voorbeeld en doe mee aan salesacties. Bel zelf vaste klanten en potentiële nieuwe boekers. Dan hoort u ook wat daar leeft en met welke vragen bedrijven en organisatoren in deze lastige tijd komen.

TIP 4
Besef dat ieder telefoontje om informatie, een optie of een offerte business kan zijn. Ga daar actief mee om en zorg dat u goed voorbereid het gesprek aangaat. Verdiep u in de wensen en de achtergronden van de klant, doe je huiswerk gewoon goed.

Jeannette Vrijenhoek-van Namen is professional congress organiser (PCO), www.jvncongress.nl. Wouter Olland is commercieel coach – trainer voor hotels, theaters, congrescentra en evenementenlocaties, www.ollandmarketing.com